Whistleblowing-Verfahren
Index
1. EINFÜHRUNG 2
2. EMPFÄNGER 2
3. ZWECK UND ANWENDUNGSBEREICH 3
4.REFERENZEN 4
5. BESCHREIBUNG DES PROZESSES UND VERANTWORTUNG 5
5.1 Zweck und Beschreibung des Prozesses 5
5.2 Übermittlung des Berichts 5
5.3 Registrierung des Berichts 6
5.4 Einordnung und vorläufige Analyse des Berichts 6
5.5 Die Durchführung der Untersuchung 8
5.6 Berichterstattung 8
5.7 Korrekturmaßnahmen: Überwachung 9
5.8 Verarbeitung personenbezogener Daten und Aufbewahrung von Unterlagen 10
5.9 Regelmäßige Kontrollen 10
6. GARANTIEN UND SCHUTZMASSNAHMEN 10
6.1 Schutz des Hinweisgebers 10
6.2 Schutzmaßnahmen 11
7.GLOSSAR 12
COLELLA GROUP SRL – Whistleblowing-Verfahren – Version 22.06.2023 Seite 2 von 13
1. EINFÜHRUNG
Dieses Verfahren (im Folgenden „Verfahren“) hat den Zweck, den Prozess der Übermittlung, des Empfangs, der Analyse und der Verwaltung von Meldungen (sogenanntes Whistleblowing) über hinreichend detaillierte, an Mitarbeiter und/oder Dritte verwertbare Informationen über Gesetzesverstöße zu regeln und Vorschriften, des Ethik- und Verhaltenskodex der COLELLA GROUP SRL-Gruppe, des Organisationsmodells 231 sowie des in der COLELLA GROUP-Gruppe geltenden Regel- und Verfahrenssystems LLC. Das Verfahren zielt auch auf die Umsetzung des Gesetzesdekrets Nr. 10 vom 10. März 2023 ab. 24, veröffentlicht im Amtsblatt am 15.03.2023, mit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sog. Whistleblowing-Disziplin)“. Für alles, was in diesem Verfahren nicht ausdrücklich angegeben ist, bleiben die Bestimmungen des oben genannten Gesetzesdekrets uneingeschränkt anwendbar. Die oben genannten Rechtsvorschriften sehen zusammenfassend vor:
- ein Schutzsystem für bestimmte Kategorien von Personen, die im Arbeitskontext erlangte Informationen im Zusammenhang mit Verstößen gegen nationale oder europäische Regulierungsbestimmungen melden, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des Unternehmens schaden;
-Schutzmaßnahmen, einschließlich des Verbots von Vergeltungsmaßnahmen, zum Schutz des Reporters sowie der Moderatoren, Kollegen und Verwandten des Reporters und der mit dem Reporter verbundenen juristischen Personen;
- die Einrichtung interner Meldekanäle innerhalb des Unternehmens (darunter IT-gestützt) für die Übermittlung von Meldungen, die, auch durch den Einsatz von Verschlüsselungstools, den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Meldenden, der betroffenen Person, gewährleisten und/oder in jedem Fall, der im Bericht erwähnt wird, den Inhalt des Berichts und der zugehörigen Dokumentation;
- Zusätzlich zum Recht, eine Beschwerde bei der Justiz- oder Buchhaltungsbehörde einzureichen, besteht die Möglichkeit (sofern eine der in Art. 6 Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 vorgesehenen Bedingungen eintritt), externe Berichte über zu erstellen über den von der Nationalen Antikorruptionsbehörde (im Folgenden ANAC) verwalteten Kanal sowie zur Veröffentlichung öffentlicher Informationen (im Falle einer der in Art. 15 Absatz 1 des Gesetzes vorgesehenen Bedingungen). Gesetzesdekret Nr. 24/2023), durch die Presse oder elektronische Mittel oder Verbreitungsmittel, die eine große Anzahl von Menschen erreichen können;
- Disziplinarmaßnahmen sowie verwaltungsrechtliche Geldstrafen, die von der ANAC in den in den Artikeln vorgesehenen Fällen verhängt werden. 16 und 21 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023.
2. EMPFÄNGER
Empfänger des Verfahrens sind:
- Top-Management und Mitglieder der Unternehmensorgane und des Aufsichtsgremiums der COLELLA GROUP SRL und ihrer Tochtergesellschaften, - Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und Kandidaten für Stellen, Mitglieder, Kunden der COLELLA GROUP SRL und ihrer Tochtergesellschaften sowie – aber nicht beschränkt auf - Partner, Lieferanten (auch im Rahmen von Verträgen/Unterverträgen), Berater, Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Arbeit bei COLELLA GROUP SRL und/oder die Tochtergesellschaften,
die im Besitz von Informationen zu Verstößen im Sinne dieses Verfahrens sind.
Zu den Empfängern gehören auch natürliche und juristische Personen, die nicht zu den vorherigen Kategorien gehören, für die jedoch die in diesem Verfahren vorgesehenen Schutzmaßnahmen gelten.
Die Bestimmungen dieses Dokuments gelten auch für anonyme Meldungen, sofern sie entsprechend der Definition in diesem Verfahren ausreichend begründet sind.
COLELLA GROUP SRL – Whistleblowing-Verfahren – Version 17.12.2023 Seite 3 von 13
3. ZWECK UND ANWENDUNGSBEREICH
Das Verfahren zielt darauf ab, den Prozess der Übermittlung, des Empfangs, der Analyse und der Verwaltung von Berichten, einschließlich der Archivierung und anschließenden Löschung sowohl der Berichte als auch der damit verbundenen Dokumentation, in der in diesem Dokument angegebenen Weise zu regeln. Das Verfahren gilt für COLELLA GROUP SRL und die Tochtergesellschaften (wie in diesem Verfahren definiert), die seine korrekte und ständige Anwendung sowie eine maximale interne und externe Verbreitung unter Wahrung der Autonomie- und Unabhängigkeitsrechte jedes Unternehmens gewährleisten sind Berichte über:
- Streitigkeiten, Ansprüche oder Anträge im Zusammenhang mit einem persönlichen Interesse des Reporters, die ausschließlich die Disziplin des Arbeitsverhältnisses oder die Beziehungen zu hierarchisch höheren Persönlichkeiten betreffen, es sei denn, sie stehen im Zusammenhang mit der Verletzung von Vorschriften oder internen Regeln/Verfahren ;-Verstöße im Zusammenhang mit der nationalen Sicherheit sowie Beschaffungen im Zusammenhang mit Aspekten der Verteidigung oder der nationalen Sicherheit, es sei denn, diese Aspekte fallen unter das Sekundärrecht der Europäischen Union; – Verstöße geregelt verpflichtend durch die Europäische Union oder nationale Gesetze, wie in der Kunst angegeben. 1, co. 2, Brief. b), des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 (in Bezug auf Dienstleistungen, Produkte und Finanzmärkte sowie die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz); Geheimhaltung und Geheimhaltung der Beratungen von Justizbehörden oder unter die Anwendung nationaler Bestimmungen über das Strafverfahren, die Autonomie und Unabhängigkeit der Justiz fallen, Bestimmungen über die Funktionen und Pflichten der Oberster Rat der Justiz, in Fragen der Landesverteidigung und der öffentlichen Ordnung und Sicherheit sowie in Fragen der Ausübung und des Schutzes des Rechts der Arbeitnehmer auf Konsultation ihrer Vertreter oder Gewerkschaften, des Schutzes vor Verhaltensweisen oder rechtswidrigen Handlungen aufgrund von von solchen Konsultationen, von der Autonomie der Sozialpartner und ihrem Recht, Tarifverträge abzuschließen, sowie von der Unterdrückung gewerkschaftsfeindlichen Verhaltens – Mitteilungen im Zusammenhang mit Interessenkonflikten gemäß dem Verfahren „Management von Interessenkonflikten COLELLA“. GRUPPE Gruppe LLC“. Wenn diese Umstände auch gemäß Organisationsmodell 231 relevant sind, müssen sie gemäß diesem Verfahren gemeldet werden – die Aktivitäten, die in die Zuständigkeit des Sicherheits- und Regierungsverbindungsbeamten fallen und sich auf die Verarbeitung und Verwaltung von Verschlusssachen gemäß beziehen Ministerpräsidentenerlass vom 6. November 2015 n. 5 („Bestimmungen zum administrativen Schutz von Staatsgeheimnissen und Verschlusssachen zur ausschließlichen Verbreitung“) – kommerzielle Beschwerden, für die wir uns auf die Dienste 119, 187, 191 beziehen – Anträge auf Ausübung der Rechte im Bereich des Schutzes; personenbezogener Daten gegenüber der COLELLA GROUP SRL-Gruppe (sog. Datenschutzrechte) gemäß der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung DSGVO) und Gesetzesdekret Nr. 30. 196 (Kodex zum Schutz personenbezogener Daten) und Gesetzesdekret vom 10. August 2018, Nr. 101 und nachfolgende Änderungen und Ergänzungen, - Wenn diese Umstände auch gemäß Organisationsmodell 231 relevant sind, müssen sie gemäß diesem Verfahren gemeldet werden.
COLELLA GROUP SRL – Whistleblowing-Verfahren – Version 17.12.2023 Seite 4 von 13
4. REFERENZEN
EXTERNE REGULATORISCHE REFERENZEN
-Gesetzesdekret vom 8. Juni 2001 n. 231 („Disziplin der Verwaltungshaftung von juristischen Personen, Unternehmen und Vereinigungen, auch ohne Rechtspersönlichkeit, gemäß Artikel 11 des Gesetzes vom 29. September 2000, Nr. 300“);-Verordnung (EU) Nr. 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO); – Gesetzesdekret vom 30. Juni 2003. 196 (Kodex zum Schutz personenbezogener Daten) und spätere Änderungen und Ergänzungen, einschließlich Gesetzesdekret vom 10. August 2018, Nr. 101 sowie die damit verbundenen gesetzlichen Bestimmungen – Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sogenanntes Whistleblowing); 24, veröffentlicht im Amtsblatt am 15.03.2023, mit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937;-
INTERNE REGULATORISCHE REFERENZEN
-Organisationsmodell 231 der COLELLA GROUP SRL und ihrer Tochtergesellschaften;-Ethik- und Verhaltenskodex der COLELLA GROUP SRL-Gruppe;-Definition und Formalisierung der Gruppenrichtlinien, Verfahren und Betriebsanweisungen;-
Seite 5 von 13
5. BESCHREIBUNG DES PROZESSES UND VERANTWORTUNG
5.1 Zweck und Beschreibung des Prozesses Für Berichte über COLELLA GROUP SRL ist der Eigentümer des Managementprozesses das Aufsichtsorgan von COLELLA GROUP SRL, unbeschadet der Verantwortlichkeiten und Vorrechte des Rechnungsprüfungsausschusses für an ihn gerichtete Berichte, einschließlich Beschwerden gemäß zur Kunst. 2408 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Bei Berichten über Tochtergesellschaften ist der Prozessverantwortliche das jeweilige Aufsichtsorgan, unbeschadet der oben genannten Verantwortlichkeiten und Vorrechte des zuständigen Rechnungsprüfungsausschusses. Um die Berichte weiterzuverfolgen, nutzen die Aufsichtsorgane der COLELLA GROUP SRL und ihrer Tochtergesellschaften die Unterstützung der HUMAN RESOURCES RESPONSIBLE-Funktion in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der von der International Standards for the Professional Practice of Internal Audit herausgegebenen Grundsätze Institut für Interne Revision (IIA) und durch den Ethik- und Verhaltenskodex der COLELLA GROUP SRL-Gruppe Die Funktion Im Rahmen der Unterstützungstätigkeiten für das Aufsichtsorgan führt der HUMAN RESOURCES MANAGER auch die von ANAC angeforderten eingehenden Untersuchungen zu externen Berichten oder öffentlichen Offenlegungen in Bezug auf COLELLA GROUP SRL oder seine Tochtergesellschaften durch und informiert das zuständige Aufsichtsorgan. Die Unternehmensfunktionen der COLELLA GROUP SRL und ihrer Tochtergesellschaften, die möglicherweise von externen Stellen, Institutionen oder Behörden in Bezug auf externe Berichte oder öffentliche Offenlegungen betroffen sind, aktivieren umgehend die HUMAN RESOURCES RESPONSIBLE-Funktion für weitere Untersuchungen. 5.2 Übermittlung der Meldung Die Empfänger dieses Verfahrens, die Kenntnis von Informationen über Verstöße erhalten, sind verpflichtet, eine Meldung über die unten beschriebenen internen Meldekanäle zu erstatten. Jeder, der eine Meldung in irgendeiner Form (mündlich oder schriftlich) erhält, muss diese umgehend, in jedem Fall jedoch innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt, an die zuständige Aufsichtsbehörde weiterleiten, auch über die HUMAN RESOURCES-Funktion und über die beschriebenen internen Informationskanäle unten, unter gleichzeitiger Benachrichtigung des Reporters über die Übermittlung (sofern bekannt). Er ist außerdem verpflichtet, das Original des Berichts einschließlich aller unterstützenden Unterlagen sowie einen Nachweis über die Übermittlung der Übermittlung des Berichts an den Berichterstatter zu übermitteln. Er darf keine Kopie des Originals behalten und muss alle Kopien im digitalen Format entfernen, ohne eine unabhängige Analyse und/oder eingehende Initiative durchzuführen. Dasselbe ist erforderlich, um die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden, der beteiligten und/oder in jedem Fall im Bericht erwähnten Personen, des Inhalts des Berichts und der zugehörigen Dokumentation zu wahren. Die Nichtmitteilung einer eingegangenen Meldung sowie die Verletzung der Geheimhaltungspflicht stellen einen Verstoß gegen das Verfahren dar und können zur Verhängung von Disziplinarmaßnahmen führen. Um die eingegangenen internen Meldungen sorgfältig weiterzuverfolgen, haben COLELLA GROUP SRL und die Tochtergesellschaften ein eigenes IT-Portal eingerichtet, das über die Seite „Whistleblowing“ auf der Website von COLELLA GROUP SRL und den Tochtergesellschaften zugänglich ist (wo aktiviert) und auf den jeweiligen Firmen-Intranetseiten. Das Portal ermöglicht es Ihnen, sowohl Ihre eigene Meldung als auch eine von Dritten erhaltene Meldung, auch anonym, zu übermitteln, nachdem Sie die „Datenschutzerklärung“ gelesen haben, die auf der aktuellen Seite zum Thema „Whistleblowing“ und auf der Website von COLELLA GROUP SRL veröffentlicht ist der Tochtergesellschaften (soweit aktiviert) und auf den jeweiligen Firmen-Intranetseiten. Dieses Verfahren wird auch auf den oben genannten Websites und Intranetseiten zum Thema Whistleblowing veröffentlicht und es stehen Informationen zu den Voraussetzungen für die Meldung über einen internen Kanal sowie Informationen zu den Kanälen, Verfahren und Voraussetzungen für die Meldung externer Meldungen und öffentlicher Offenlegungen zur Verfügung. Darüber hinaus ist ein Abschnitt mit häufig gestellten Fragen (FAQ) verfügbar, der die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen enthält, die für die korrekte Übermittlung der Berichte an nützlich sind
Seite 6 von 13
ermöglicht es Ihnen, den Bearbeitungsstatus des Berichts im Laufe der Zeit zu verfolgen und gewährleistet so Vertraulichkeit und Anonymität.
Berichte können auch versendet werden:
- in mündlicher Form, über Sprachnachrichtensysteme, an die gebührenfreie Nummer, die auf den oben genannten Websites und Intranetseiten angegeben ist, die dem „Whistleblowing“ der COLELLA GROUP SRL der Tochtergesellschaften gewidmet sind (sofern aktiviert). Der mündliche Kanal wird operativ von der HUMAN RESOURCES MANAGER-Funktion im Namen des Aufsichtsgremiums der COLELLA GROUP S.R. verwaltet, mit den in diesem Verfahren vorgesehenen Vertraulichkeitsgarantien – per Post an das Gremium 231 der COLELLA GROUP SRL und/oder ihrer Tochtergesellschaften am Sitz des jeweiligen Unternehmens.
Der Berichterstatter kann auch die Erstellung eines mündlichen Berichts durch ein direktes Treffen mit einem Mitglied des Aufsichtsorgans der COLELLA GROUP SRL und/oder der entsprechenden Tochtergesellschaften und/oder in seinem Namen mit dem an den Aktivitäten beteiligten Personal der Prüfungsfunktion beantragen Unterstützung des in diesem Verfahren genannten Aufsichtsgremiums. In diesem Fall wird die Befragung nach vorheriger Zustimmung des Reporters durch das zuständige Personal durch Aufzeichnung auf einem zum Speichern und Abhören geeigneten Gerät oder durch einen Bericht dokumentiert, den der Reporter überprüfen, berichtigen und durch Unterschrift bestätigen kann. Alle an den Abschlussprüferausschuss der COLELLA GROUP SRLo einer der Tochtergesellschaften gerichteten Berichte, einschließlich der Berichte gemäß Art. 2408 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die beim Aufsichtsorgan von TIM und/oder einer der Tochtergesellschaften und/oder der Prüfungsfunktion eingehen, werden umgehend an den Prüfungsausschuss der COLELLA GROUP SRL oder der entsprechenden Tochtergesellschaften weitergeleitet. Das Aufsichtsorgan der COLELLA GROUP SRL und/oder der jeweiligen Tochtergesellschaft bleibt berechtigt, direkt oder mit Unterstützung der Prüfungsfunktion unabhängige Untersuchungen zu Tatsachen und Umständen durchzuführen, die gemäß Organisationsmodell 231 relevant sind. Ebenso ist der Vorstand von Die Abschlussprüfer der COLELLA GROUP SRLo der Tochtergesellschaften übermitteln diese umgehend, auf jeden Fall jedoch innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt, an das Aufsichtsorgan von COLELLA GROUP SRL oder eine der Tochtergesellschaften, ebenfalls über die Revisionsfunktion, alle Berichte, die bei der oben genannten Körperschaft eingegangen sind, aber an die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß Organisationsmodell 231 gerichtet sind und/oder in deren Zuständigkeitsbereich fallen, unter gleichzeitiger Übermittlung der Übermittlung an den Reporter. 5.3 Registrierung des Berichts Alle Berichte, unabhängig von der Empfangsart, werden im Portal erfasst, das die zusammenfassende Datenbank der wesentlichen Daten der Berichte und ihrer Verwaltung (über den Workflow verfolgt) darstellt und außerdem die Archivierung aller beigefügten Dokumentationen gewährleistet , sowie das, was während der Analyseaktivitäten erzeugt oder erworben wurde. Die Einsicht in die Informationen auf dem Portal ist nur auf das Personal der Audit-Funktion beschränkt, das an den in diesem Verfahren genannten Unterstützungsaktivitäten für das Aufsichtsorgan beteiligt ist und über spezifische Funktionsprofile für den Zugriff auf das System verfügt, die durch Protokolle nachverfolgt werden. Die Mitglieder des Aufsichtsgremiums der COLELLA GROUP SRL und der Tochtergesellschaften können jedoch über ein spezifisches, schreibgeschütztes Funktionsprofil direkt auf das Portal zugreifen, um die Berichte in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich einzusehen. 5.4 Klassifizierung und vorläufige Analyse des Berichts Das Personal der Prüfungsfunktion, das an den in diesem Verfahren genannten Unterstützungsaktivitäten für das Aufsichtsorgan beteiligt ist, analysiert und klassifiziert die Berichte, um diejenigen zu definieren, die möglicherweise innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt des Berichts fallen , eine Empfangsbestätigung;
- innerhalb von 3 Monaten nach der Empfangsbestätigung des Berichts oder, falls eine solche Mitteilung nicht erfolgt, innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der Frist von 7 Tagen ab Einreichung des Berichts eine Antwort mit Informationen über die weitere Vorgehensweise
Seite 7 von 13
die dem Bericht gegeben wird oder gegeben werden soll, mit der Angabe, ob der Bericht in den Anwendungsbereich des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023.
Berichte über Vorkommnisse geschlechtsspezifischer, sexueller und Mobbing-Belästigung werden von der Audit-Funktion zur Weiterverfolgung an die Hauptfunktion des Personal- und Organisationsbüros weitergeleitet, in Anwendung der Bestimmungen der Richtlinie „Umgang mit Vorkommnissen geschlechtsspezifischer, sexueller und Mobbing-Belästigung“. Mobbing". Am Ende des Berichtsverwaltungsprozesses übermittelt die in der oben genannten Richtlinie vorgesehene Kommission der Audit-Funktion die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen und alle von der Chief Human Resources & Organization Office-Funktion ergriffenen Maßnahmen zur späteren Information und zum Abschlussvorschlag an die Aufsichtsbehörde Referenzaufsicht. Die Audit-Funktion bewertet vorab, auch durch eine dokumentarische Analyse, das Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen für den Beginn der anschließenden Untersuchungsphase, wobei ausreichend detaillierten Berichten Vorrang eingeräumt wird, und übermittelt die oben genannten Beweise an das Aufsichtsorgan der COLELLA GROUP SRL zur Berichterstattung über Tochtergesellschaften, auch an das Aufsichtsorgan der jeweiligen Tochtergesellschaft. Für die in seine Verantwortung fallenden Berichte bewertet das Aufsichtsorgan auf dokumentarischer Basis und auch unter Berücksichtigung der Ergebnisse der von der Revisionsfunktion durchgeführten Voranalysen Folgendes:
- Beginn der anschließenden Untersuchungsphase;
-für „Berichte im Zusammenhang mit wesentlichen Tatsachen“ zeitnahe Berichterstattung an den Kontroll- und Risikoausschuss und an den zuständigen Rechnungsprüferausschuss zur unabhängigen Beurteilung;
- der Abschluss der Berichte, da: i) allgemein gehalten oder nicht ausreichend detailliert sind; ii) offensichtlich unbegründet; iii) sich auf Sachverhalte und/oder Umstände beziehen, die zuvor Gegenstand konkreter, bereits abgeschlossener Ermittlungstätigkeiten waren, sofern sich aus den durchgeführten Vorprüfungen keine neuen Erkenntnisse ergeben, die weitere Ermittlungen erforderlich machen würden; iv) „nachweislich detailliert“, bei dem sich aufgrund der Ergebnisse der durchgeführten Vorprüfungen keine Anhaltspunkte ergeben, die den Beginn der anschließenden Untersuchungsphase rechtfertigen würden; v) „begründet und nicht überprüfbar“, für die es angesichts der Ergebnisse der durchgeführten Vorprüfungen auf der Grundlage der verfügbaren Analysetools nicht möglich ist, weitere Untersuchungen zur Überprüfung der Gültigkeit des Berichts durchzuführen.
Um Informationen einzuholen, hat das Aufsichtsorgan das Recht:
- unbeschadet des aktuellen Informationsflusses die Prüfungsfunktion auffordern, Prüfungen der gemeldeten Sachverhalte einzuleiten; - eingehende Untersuchungen, beispielsweise durch formelle Vorladungen und Anhörungen, unter Einhaltung aller geltenden Vorschriften durchzuführen; des Meldenden, des Gemeldeten und/oder der an der Meldung beteiligten und/oder in jedem Fall über den Sachverhalt informierten Personen sowie die Aufforderung an die oben genannten Personen, Informationsberichte und/oder Dokumente vorzulegen – nutzen Sie, sofern dies für angemessen erachtet wird, von Experten oder Experten außerhalb der COLELLA GROUP SRL und/oder ihrer Tochtergesellschaften.--
Für den Fall, dass der Bericht ein oder mehrere Mitglieder des Verwaltungsrats, des Rechnungsprüfungsausschusses oder des Aufsichtsorgans der COLELLA GROUP SRL betrifft, informiert der Präsident des Aufsichtsorgans von TIM die Präsidenten des Verwaltungsrats und des Verwaltungsrats Wirtschaftsprüfer der COLELLA GROUP SRL für die gemeinsame Geschäftsführung. Wenn der Bericht einen der drei Präsidenten betrifft, wird dieser durch das ranghöchste Mitglied des Unternehmensorgans/Aufsichtsorgans der COLELLA GROUP SRL ersetzt. Wenn die Meldung das gesamte Unternehmensorgan/Aufsichtsorgan der COLELLA GROUP SRL betrifft, wird die Untersuchung von den Präsidenten der beiden anderen Unternehmensorgane/Aufsichtsorgane der COLELLA GROUP SRL geleitet. Betrifft der Bericht den Leiter der Prüfungsfunktion der COLELLA GROUP SRL/oder die von ihm eingesetzten Funktionen, informiert der Präsident des Aufsichtsorgans der COLELLA GROUP SRL die Präsidenten des Verwaltungsrats und des Ausschusses der Abschlussprüfer der COLELLA GROUP SRL zur gemeinsamen Geschäftsführung. In den oben genannten Fällen sind die Ergebnisse der eingehenden Untersuchungen Gegenstand einer Schlussnotiz des Berichts, die gemeinsam von den Präsidenten unterzeichnet wird, die den Bericht gemeinsam verwaltet haben.
Seite 8 von 13
5.5 Die Durchführung der Untersuchung
Die Untersuchungsphase des Berichts hat das Ziel:
- im Rahmen der der Audit-Funktion zur Verfügung stehenden Instrumente eine eingehende Analyse und spezifische Analysen durchführen, um die angemessene Grundlage der gemeldeten Sachverhalte zu überprüfen;
-die Verwaltungs- und Entscheidungsprozesse auf der Grundlage der Dokumentation und der verfügbaren Beweise rekonstruieren;
- Hinweise zur Ergreifung der notwendigen Abhilfemaßnahmen zur Korrektur möglicher Kontrollmängel, Anomalien oder Unregelmäßigkeiten geben, die in den untersuchten Bereichen und Unternehmensprozessen festgestellt wurden.
Die von Zeit zu Zeit von den beteiligten Unternehmensstrukturen/-positionen vorgenommenen Leistungs- oder Chancenbewertungen, sei es nach eigenem Ermessen oder nach technischem Ermessen, der Entscheidungs- und Managementaspekte fallen in die ausschließliche Zuständigkeit der Letzteren. Im Rahmen von Untersuchungen kann die Prüfungsfunktion vom Melder Ergänzungen oder Klarstellungen verlangen. Darüber hinaus kann sie, wenn dies für die weitere Untersuchung als nützlich erachtet wird, Informationen von den an der Meldung beteiligten Personen einholen, die auch das Recht haben, eine Anhörung zu verlangen oder schriftliche Stellungnahmen oder Dokumente vorzulegen. In solchen Fällen wird die betroffene Person, auch um das Recht auf Verteidigung zu gewährleisten, über die Existenz des Berichts informiert, wobei die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden und der anderen beteiligten und/oder im Bericht erwähnten Personen gewährleistet ist. Die Prüfungsfunktion kümmert sich auch um die Untersuchung, indem sie die erforderlichen Informationen von den beteiligten Strukturen einholt, die zuständigen Unternehmensfunktionen einbezieht und, sofern dies als angemessen erachtet wird, Experten oder Experten außerhalb von COLELLA GROUP SRL einsetzt. Die Ermittlungstätigkeiten werden unter anderem unter Verwendung von i) Unternehmensdaten/-dokumenten durchgeführt, die für die Zwecke der Untersuchung nützlich sind (z. B. Auszüge aus Unternehmenssystemen und/oder anderen verwendeten spezifischen Systemen); ii) externe Datenbanken (z. B. Infoprovider/Datenbanken zu Unternehmensinformationen); iii) offene Quellen; iv) dokumentarische Beweise aus Unternehmensstrukturen; v) ggf. Aussagen interessierter Parteien oder gewonnen in verbalen Interviews. 5.6 Berichterstattung Nach Abschluss jeder Voruntersuchung werden die Ergebnisse dem Aufsichtsorgan der COLELLA GROUP SRL und bei Berichten über Tochtergesellschaften auch dem Aufsichtsorgan der jeweiligen Tochtergesellschaft mitgeteilt. Die Ergebnisse der vertieften Analysen werden in einem Bericht bzw. bei Berichten „sachverständiger Sachverhalte“ und/oder bei komplexen Analysen in einem Untersuchungsvermerk zusammengefasst, in dem Folgendes dargelegt wird:
- eine begründete/unbegründete Meinung zu den gemeldeten Tatsachen;
- das Ergebnis der durchgeführten Tätigkeiten und die Ergebnisse etwaiger früherer Untersuchungstätigkeiten, die zu denselben Tatsachen/Themen durchgeführt wurden, über die berichtet wurde, oder zu Tatsachen, die denen ähneln, die im Bericht behandelt werden;
- etwaige Hinweise auf erforderliche Korrekturmaßnahmen in den untersuchten Bereichen und Unternehmensprozessen, übernommen von der zuständigen Geschäftsführung, die über die Ergebnisse der Analysen informiert ist.
Am Ende der vorläufigen Untersuchung beschließt das zuständige Aufsichtsorgan, den Bericht zu schließen und jede Nichteinhaltung der Regeln/Verfahren hervorzuheben, unbeschadet der ausschließlichen Vorrechte und Verantwortlichkeiten der Hauptfunktion des Personal- und Organisationsbüros in Bezug auf die Ausübung von die Disziplinarmaßnahme.
Darüber hinaus, wenn das Ergebnis der Untersuchung Folgendes ergibt:
- Bei möglichen Fällen von strafrechtlicher oder zivilrechtlicher Relevanz kann die Aufsichtsbehörde beschließen, die Feststellungen der Rechts- und Steuerabteilung zur entsprechenden Beurteilung mitzuteilen;
Seite 9 von 13
- Hypothese der Nichteinhaltung von Regeln/Verfahren oder Tatsachen, die aus disziplinarischer oder arbeitsrechtlicher Sicht möglicherweise relevant sind, ordnet das Aufsichtsorgan an, die Ergebnisse dem Chief Human Resources & Organization Office Function für die entsprechenden Bewertungen mitzuteilen, der dies mitteilt Aufsichtsorgan der getroffenen Entscheidungen. Darüber hinaus stellt die Funktion „Chief Human Resources & Organization Office“ der COLELLA GROUP SRL dem Aufsichtsorgan vierteljährlich Informationen über die ergriffenen Disziplinarmaßnahmen nach einer eingehenden Untersuchung der Berichte zur Verfügung.
Geschlossene Meldungen werden, da sie offensichtlich unbegründet oder sogar anonym sind, an die Funktion des Chief Human Resources & Organization Office weitergeleitet, damit diese gemeinsam mit den anderen zuständigen Unternehmensstrukturen prüfen kann, ob die Meldung ausschließlich zum Zweck der Reputationsschädigung erstellt wurde die gemeldete Person und/oder das gemeldete Unternehmen zu schädigen oder in jedem Fall zu schädigen, um eine entsprechende Initiative gegen den Meldenden einzuleiten. Die Prüfungsfunktion übermittelt dem Aufsichtsorgan der COLELLA GROUP SRL monatlich einen zusammenfassenden Bericht über alle während des Zeitraums eingegangenen Berichte und Einzelheiten zu denjenigen, die in den Geltungsbereich des Verfahrens fallen, sowie Nachweise über den Stand der Fortschritte und die Ergebnisse der abgeschlossenen Untersuchungen , für die er die Schließung vorschlägt. Im Anschluss an die Berichterstattung an das Aufsichtsorgan der COLELLA GROUP SRL stellt die Prüfungsfunktion dem Kontroll- und Risikoausschuss und dem Prüfungsausschuss regelmäßig einen zusammenfassenden Bericht über die eingegangenen Berichte und die Ergebnisse der abgeschlossenen vorläufigen Untersuchungstätigkeiten zur Verfügung. Auch auf Antrag der oben genannten Organe kann das Aufsichtsorgan die Mitteilung der Einzelheiten der durchgeführten Untersuchungen oder die Übermittlung der vorläufigen Vermerke zum Abschluss der Berichte anordnen. Darüber hinaus übermittelt die Revisionsfunktion von COLELLA GROUP SRL im Anschluss an die Berichterstattung an das Aufsichtsorgan alle Elemente des Feedbacks, die sich aus den Untersuchungen zu mutmaßlichen Betrugsfällen mit potenziellen Auswirkungen ergeben:
- aus steuerlicher Sicht an die Compliance-Funktion – Compliance Operations, soweit anwendbar, und an die Legal & Tax-Funktion – Finanzamt – Reporting und Steuerüberwachung, zur Einleitung des Ermittlungsverfahrens unter Einbindung des zuständigen Finanzamtes Funktion, wie im „Steuerrisikomanagement“-Verfahren von ;- in Fragen der Korruptionsbekämpfung vorgesehen, an die Compliance-Funktion zur Korruptionsprävention von COLELLA GROUP SRL und/oder der entsprechenden Tochtergesellschaft, die im aufgeführt ist gemäß dem Anti-Korruptions-Managementsystem gemäß der Norm ISO 37001 für die entsprechenden Aktivitäten.
Darüber hinaus bietet die Audit-Funktion:
- alle sechs Monate an die Compliance-Funktion zur Korruptionsprävention der COLELLA GROUP SRL und der entsprechenden Tochtergesellschaften, zusammenfassende Informationen über die Anzahl und Art der eingegangenen Meldungen bezüglich möglicher Korruptionsdelikte; - alle sechs Monate an die Chief Regulatory Affairs Function von TIM zur Zusammenfassung der Anzahl und Art der eingegangenen Meldungen über verdächtiges Verhalten oder mutmaßliche Verstöße gegen das Kartellrecht und den Kartellkodex der COLELLA-Gruppe GROUP SRL; - jährlich an die Nachhaltigkeitsfunktion der COLELLA GROUP SRL die relevanten Beiträge für die Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts der COLELLA GROUP SRL-Gruppe mit besonderem Bezug auf die Berichte, die in den Anwendungsbereich der Richtlinie „Respektierung der Menschenrechte in“ fallen die COLELLA GROUP Group LLC“.
5.7 Korrekturmaßnahmen: Überwachung
Ergibt sich aus den Analysen der untersuchten Bereiche und Unternehmensprozesse die Notwendigkeit, Empfehlungen zur Ergreifung geeigneter Abhilfemaßnahmen zu formulieren, liegt es in der Verantwortung des Managements der zu verifizierenden Bereiche/Prozesse, einen Korrekturmaßnahmenplan zur Beseitigung dieser Abhilfemaßnahmen festzulegen identifizierte kritische Probleme und gewährleistet deren Umsetzung innerhalb der festgelegten Fristen, wobei dies der Audit-Funktion mitgeteilt wird, die den Umsetzungsstatus der Maßnahmen überwacht.
Das zuständige Aufsichtsorgan überwacht den Fortschritt der Korrekturmaßnahmen anhand der regelmäßig von der Audit-Funktion bereitgestellten Informationen.
Seite 10 von 13
5.8 Verarbeitung personenbezogener Daten und Aufbewahrung von Unterlagen
Jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten, auch im Rahmen des Portals, erfolgt unter Einhaltung der in der Kunst genannten Vertraulichkeitsverpflichtungen. 12 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 und in Übereinstimmung mit der Gesetzgebung zum Schutz personenbezogener Daten gemäß Verordnung (EU) 2016/679 (Allgemeine Datenschutzverordnung – DSGVO), Gesetzesdekret Nr. 30. Juni 2003. 196 und das Gesetzesdekret vom 18. Mai 2018 n. 51.
Der Schutz personenbezogener Daten wird nicht nur gegenüber dem Meldenden (bei nicht anonymen Meldungen), dem Moderator sowie der beteiligten oder in der Meldung erwähnten Person gewährleistet.
Potenzielle Interessenten werden über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Veröffentlichung auf dem dafür vorgesehenen Portal informiert.
In Übereinstimmung mit der Kunst. 13, Absatz 6 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 wurde eine Datenschutz-Folgenabschätzung (PIA) durchgeführt, die gemäß Art. 24/2023 erstellt wurde. 35 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), um die technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die erforderlich sind, um das Risiko für die Rechte der interessierten Parteien zu verringern, einschließlich der Sicherheitsmaßnahmen, die erforderlich sind, um eine unbefugte Verarbeitung autorisierter oder autorisierter Personen zu verhindern illegal.
Um die Verwaltung und Rückverfolgbarkeit der Berichte und der daraus resultierenden Aktivitäten zu gewährleisten, kümmert sich die Audit-Funktion um die Vorbereitung und Aktualisierung aller Informationen zu den Berichten und stellt mithilfe des Portals die Aufbewahrung aller zugehörigen Begleitdokumente für die Berichte sicher Zeitspanne, die für ihre Festlegung unbedingt erforderlich ist, und in jedem Fall nicht länger als fünf Jahre, beginnend mit dem Datum der Übermittlung des endgültigen Ergebnisses des Berichts an das Aufsichtsorgan.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer konkreten Meldung offensichtlich nicht von Nutzen sind, werden nicht erhoben oder, sofern sie versehentlich erhoben werden, unverzüglich gelöscht.
Die Originale der in Papierform eingegangenen Berichte werden in einer besonders geschützten Umgebung aufbewahrt.
5.9 Regelmäßige Kontrollen
Um sicherzustellen, dass alle eingegangenen Berichte ordnungsgemäß bearbeitet und weitergeleitet wurden, wird alle sechs Monate eine Vollständigkeitsprüfung durch Mitarbeiter der Prüfungsfunktion durchgeführt, die nicht an den in diesem Verfahren genannten Unterstützungsaktivitäten für das Aufsichtsorgan beteiligt sind an die jeweiligen Empfänger übermittelt und gemäß den Bestimmungen dieses Verfahrens gemeldet.
6. GARANTIEN UND SCHUTZ
6.1 Schutz der Identität des Meldenden
Berichte dürfen nicht über das zur angemessenen Weiterverfolgung erforderliche Maß hinaus verwendet werden.
Unbeschadet gesetzlicher Verpflichtungen darf die Identität des Meldenden und alle anderen Informationen, aus denen sie direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, ohne seine ausdrückliche Zustimmung nicht an Personen weitergegeben werden, die nicht für den Empfang oder die Befolgung zuständig sind bis hin zu Berichten, die ausdrücklich zur Verarbeitung dieser Daten gemäß den Artikeln berechtigt sind. 29 und 32, Abs. 4, der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und des Art. 2 - Vierteljahr des Gesetzesdekrets vom 30. Juni 2003, Nr. 196 (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten).
Insbesondere dürfen die Identität des Reporters und alle anderen Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, nur mit der ausdrücklichen Zustimmung desselben offengelegt werden:
- im Rahmen eines Disziplinarverfahrens, wenn die Streitigkeit ganz oder teilweise auf dem Bericht beruht und die Kenntnis der Identität des Berichterstatters für die Verteidigung des Angeklagten unerlässlich ist;
-im Rahmen des Verfahrens, das aufgrund interner oder externer Meldungen eingeleitet wird, wenn die Offenlegung der Identität des Meldenden oder anderer Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, auch für die Zwecke der Verteidigung unerlässlich ist die beteiligte Person.
Seite 11 von 13
Zu diesem Zweck werden in solchen Fällen dem Meldenden vorab schriftlich die Gründe für die Offenlegung der vertraulichen Daten mitgeteilt. Das Personal der COLELLA GROUP SRL-Gruppe, das an der Verwaltung der Berichte beteiligt ist, ist verpflichtet, die Identität des Berichterstatters, der beteiligten und/oder in jedem Fall im Bericht genannten Personen, des Inhalts des Berichts und des Berichts vertraulich zu behandeln die dazugehörige Dokumentation. Die Vertraulichkeit ist auch denjenigen gewährleistet, die sich vor Beginn oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder während der Probezeit melden, wenn diese Informationen im Rahmen des Arbeitskontexts oder in der Auswahl- oder Vorvertragsphase erlangt wurden. Die Vertraulichkeit wird auch hinsichtlich der Identität der beteiligten und/oder im Bericht erwähnten Personen sowie der Identität und der von den Moderatoren bereitgestellten Unterstützung gewährleistet, wobei die gleichen Garantien auch für den Berichterstatter gelten. Ein Verstoß gegen die Vertraulichkeitspflicht kann, unbeschadet der oben genannten Ausnahmen, zur Verhängung von Verwaltungsstrafen durch ANAC gegen die betroffene Partei sowie zur Verhängung von Disziplinarmaßnahmen durch das Chief Human Resources & Organization Function Office im Einklang mit dem führen Bestimmungen von Absatz 8 des Organisationsmodells 231 („Disziplinarsystem“). 6.2 Schutzmaßnahmen Es ist verboten, Vergeltungsmaßnahmen gegen den Whistleblower durchzuführen. Darunter versteht man jedes Verhalten, jede Handlung oder Unterlassung, auch wenn sie nur versucht oder angedroht wird und aufgrund der internen oder externen Meldung/Veröffentlichung/Beschwerde erfolgt, die dazu führt oder dem Reporter direkt oder indirekt ungerechtfertigten Schaden zufügen können. Der Schutz wird auch dem anonymen Hinweisgeber gewährleistet, der glaubt, dass er oder sie Vergeltungsmaßnahmen erlitten hat und anschließend identifiziert wurde. Die Schutzmaßnahmen gelten innerhalb der Grenzen und Bedingungen, die in Kapitel III des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 und werden außerdem erweitert auf:
- die Kategorien von Reportern, die nicht in den objektiven und/oder subjektiven Anwendungsbereich fallen, der im Gesetzesdekret Nr. 24/2023;
- die Moderatoren, die Personen aus dem gleichen Arbeitskontext wie der Reporter, die durch eine stabile emotionale oder verwandtschaftliche Bindung innerhalb des vierten Grades mit ihm verbunden sind, die Arbeitskollegen des Reporters, die im gleichen Arbeitskontext arbeiten und die eine übliche und vertraute Beziehung haben aktuelle Beziehung dazu;
- die Unternehmen, die dem Reporter gehören oder für die er arbeitet, sowie die Unternehmen, die im gleichen Arbeitskontext wie der Reporter tätig sind.
Jeder, der glaubt, aufgrund der Meldung Vergeltungsmaßnahmen erlitten zu haben, kann dies der ANAC melden.
Alle aufgrund der Meldung ergriffenen Vergeltungsmaßnahmen sind null und nichtig und die Personen, die aufgrund der Meldung entlassen wurden, haben das Recht, in Umsetzung der für den Arbeitnehmer geltenden Vorschriften wieder am Arbeitsplatz eingestellt zu werden.
Unbeschadet der ausschließlichen Zuständigkeit von ANAC hinsichtlich der möglichen Anwendung der in der Kunst genannten Verwaltungssanktionen. 21 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 entnehmen Sie bitte den spezifischen Regelungen in Absatz 8 des Organisationsmodells 231 („Disziplinarsystem“) hinsichtlich etwaiger Konsequenzen auf der Disziplinarebene unter der Verantwortung der Chief Human Resources & Organization Office Function.
T Seite 12 von 13
7.GLOSSAR
Für die Zwecke dieses Verfahrens:
- Arbeitskontext: die gegenwärtige oder vergangene Arbeit oder berufliche Tätigkeit, die von den Mitarbeitern der COLELLA GROUP SRL oder von Dritten im Rahmen der von ihnen mit der COLELLA GROUP SRL/oder den Tochtergesellschaften begründeten Rechtsbeziehungen ausgeführt wird - Offenlegung: Informationen über Verstöße durch die Presse oder auf elektronischem Wege oder auf jeden Fall durch Verbreitungsmittel, die eine große Zahl von Menschen erreichen können, öffentlich zugänglich machen. Gemäß Art. 15, Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. Gemäß der Verordnung Nr. 24/2023 kann der Meldende eine öffentliche Offenlegung vornehmen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: i) Er hat bereits sowohl einen internen als auch einen externen Bericht erstellt oder er hat direkt einen externen Bericht erstellt und innerhalb der festgelegten Frist keine Antwort gegeben Fristen für die geplanten oder angenommenen Maßnahmen zur Weiterverfolgung der Berichte; ii) begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte; iii) hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass der externe Bericht das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen birgt oder aufgrund der besonderen Umstände des konkreten Falles, beispielsweise wenn Beweise versteckt oder vernichtet werden können oder wo dies der Fall ist, nicht wirksam weiterverfolgt werden kann eine begründete Befürchtung, dass derjenige, der die Meldung erhalten hat, möglicherweise mit dem Verfasser des Verstoßes zusammenarbeitet oder an dem Verstoß selbst beteiligt ist – Moderator: die natürliche Person, die den Meldenden im Meldeprozess unterstützt und im selben Arbeitskontext tätig ist; Die Hilfe muss vertraulich behandelt werden. - Gruppo COLELLA GROUP SRL - Informationen über Verstöße: ausreichend detaillierte Informationen, einschließlich begründeter Verdächtigungen, über Verstöße, die sich aus begangenen Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen ergeben oder aufgrund konkreter Umstände begangen werden könnten sowie Elemente des Verhaltens, einschließlich Unterlassungen, die darauf abzielen, solche Verstöße zu verschleiern. Hierzu zählen auch Informationen über Verstöße, die im Rahmen eines noch nicht begonnenen oder zwischenzeitlich beendeten Rechtsverhältnisses erlangt wurden, wenn diese Informationen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, einschließlich der Probezeit, oder im selektiven oder vorvertraglichen Rahmen erlangt wurden Phase; - Organisationsmodell 231: das Organisations-, Management- und Kontrollmodell, das von der COLELLA GROUP SRL und ihren Tochtergesellschaften gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 231/2001;-Aufsichtsorgan: das Organ der COLELLA GROUP SRL oder der Prüfungsausschuss der Tochtergesellschaften in der Funktion eines Aufsichtsorgans, ernannt gemäß Art. 6, Punkt 1, Buchstabe. b) des Gesetzesdekrets Nr. 231/2001, ausgestattet mit autonomen Initiativ- und Kontrollbefugnissen, deren Aufgabe es ist, das Funktionieren und die Einhaltung des 231-Organisationsmodells zu überwachen und für dessen Aktualisierung zu sorgen – Beteiligte Person: die natürliche oder juristische Person, die in dem über das interne Register erstellten Bericht erwähnt wird; oder externer Kanal, Beschwerde, öffentliche Offenlegung, als Subjekt, dem der Verstoß zugeschrieben wird oder auf den sich der Verstoß in jedem Fall beziehen kann – die Mitarbeiter der COLELLA GROUP SRL, mit denen in Verbindung steht; COLELLA GROUP SRL oder deren Tochtergesellschaften durch ein Arbeitsverhältnis oder eine Gelegenheitsdienstleistung sowie die Geschäftsleitung und Mitglieder der Organe und des Aufsichtsgremiums der COLELLA GROUP SRL“ und der Tochtergesellschaften (auch wenn sie diese Funktionen lediglich auf reiner Ebene ausüben). erledigt);-Melder: die Person, die eine Meldung über den internen oder externen Meldekanal, eine Beschwerde oder eine öffentliche Offenlegung vorlegt;-Berichterstattung: die Kommunikation, schriftlich oder mündlich, von Informationen, die sich auf das Personal der COLELLA GROUP SRL und/oder Dritte beziehen, über Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften, den Ethik- und Verhaltenskodex der COLELLA GROUP SRL-Gruppe“, das Organisationsmodell 231 sowie gegen das in der Gruppe COLELLA GROUP SRL geltende System der Regeln und Verfahren, einschließlich – aber nicht beschränkt auf – der Richtlinie „Respektierung der Menschenrechte in der Gruppe COLELLA GROUP SRL“, die „Verfahren zum Steuerrisikomanagement“, das Antikorruptionsmanagementsystem der COLELLA GROUP SRL“ und die Antikorruptionsrichtlinie der COLELLA GROUP SRL-Gruppe“;-
Seite 13 von 13
-Anonymer Bericht: Bericht, in dem die persönlichen Daten des Meldenden weder erläutert werden noch eindeutig identifizierbar sind. -Detaillierter Bericht: Bericht, in dem die Informationen/Behauptungen zumindest abstrakt ausreichend detailliert sind, um Umstände offenzulegen Fakten, die präzise und übereinstimmend sind und sich auf bestimmte Kontexte beziehen, und die die Identifizierung nützlicher Elemente ermöglichen, um die Gültigkeit des Berichts selbst zu überprüfen (z. B. Elemente, die die Identifizierung des Berichts ermöglichen). Person, die die gemeldeten Tatsachen umgesetzt hat, Kontext, Ort und Zeitraum der gemeldeten Umstände, Wert, Ursachen und Zwecke des Verhaltens, Anomalien im Zusammenhang mit dem internen Kontrollsystem, Belege usw.). Im Rahmen detaillierter Berichte werden Informationen/Behauptungen unterschieden: i) „überprüfbar“, wenn anhand der Berichtsinhalte im Rahmen der Tätigkeit tatsächlich eine unternehmensinterne Überprüfung auf deren Gültigkeit möglich ist und mit den Analysetools von Audits; ii) „nicht überprüfbar“, wenn es anhand der verfügbaren Analysetools nicht möglich ist, die Gültigkeit des Berichts zu überprüfen. Die Kontrollen von Umständen und Beurteilungen, die auf vorsätzliche und/oder subjektive Elemente zurückzuführen sind, werden durch die Grenzen der Audit-Aktivitäten und der damit verbundenen verfügbaren Instrumente beeinflusst. - Externe Berichterstattung: die schriftliche oder mündliche Kommunikation von Informationen über vom Melder durchgeführte Verstöße; der von der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) aktivierte Kanal für externe Berichterstattung. Gemäß Art. 6, Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. Gemäß der Verordnung Nr. 24/2023 kann der Meldende eine externe Meldung erstellen, wenn eine der folgenden Bedingungen eintritt: i) die obligatorische Aktivierung des internen Meldekanals ist in seinem/ihrem Arbeitskontext nicht vorgesehen oder dieser, auch wenn er obligatorisch ist, ist nicht aktiv oder, selbst wenn aktiviert, ist es nicht konform; ii) hat bereits einen internen Bericht erstellt und dieser wurde nicht weiterverfolgt; iii) begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass, wenn er eine interne Meldung erstatten würde, diese nicht wirksam weiterverfolgt würde oder zu Vergeltungsmaßnahmen führen würde; iv) berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte: - Interne Berichterstattung: die schriftliche oder mündliche Übermittlung von Informationen über Verstöße durch die meldende Partei über den internen Kanal; in Bezug auf relevante Fakten: i) Bericht über das Top-Management und die Mitglieder der Unternehmensorgane sowie des Aufsichtsorgans der COLELLA GROUP SRL“ und/oder der Tochtergesellschaften; ii) Meldung, bei der bereits bei vorläufigen Analysen schwerwiegende Verstöße gegen das Organisationsmodell 231 festgestellt werden können, die das Unternehmen dem Risiko einer verwaltungsstrafrechtlichen Haftung gemäß Gesetzesdekret Nr. 231/2021; iii) Bericht über Betriebsanomalien des Unternehmens und/oder rechtswidrige Handlungen und/oder Betrug und/oder Missbrauch, für die nach den vorläufigen Kontrollen erhebliche qualitative und quantitative Auswirkungen auf „COLELLA GROUP SRL“ und/oder auf die Tochtergesellschaften eingeschätzt werden können Jahresabschlüsse (in Bezug auf Rechnungslegungsfragen, gesetzliche Abschlussprüfung, interne Kontrollen der Finanzberichterstattung). Die Auswirkungen sind aus qualitativer Sicht „erheblich“, wenn die betrieblichen Anomalien und/oder Betrugsfälle und/oder Missbräuche die Wirtschafts- und Investitionsentscheidungen der potenziellen Empfänger der Finanzinformationen beeinflussen können. Die Bedeutung der Auswirkungen aus quantitativer Sicht wird vom Aufsichtsorgan im Einvernehmen mit dem Finanzvorstand des Referenzunternehmens bewertet. - Tochtergesellschaften: die Tochtergesellschaften der COLELLA GROUP SRL-Gruppe, mit Ausnahme börsennotierter Unternehmen und dieser ausländischen Länder; für die dieses Verfahren direkt gilt; -Dritte: natürliche oder juristische Personen, mit Ausnahme des Personals der COLELLA GROUP SRL“, die in verschiedenen Funktionen Arbeits-, Kooperations- oder Geschäftsbeziehungen mit „COLELLA GROUP SRL“ und/oder mit den Tochtergesellschaften unterhalten, einschließlich – aber nicht beschränkt auf – Kunden, Partner, Lieferanten (auch im Rahmen von Verträgen/Unterverträgen), Selbstständige usw Inhaber von Kooperationsverhältnissen, Freiberufler, Berater, Agenten und Vermittler, Freiwillige und Auszubildende (bezahlt oder unbezahlt) oder jeder, der ein berechtigter Interessenträger ist der Unternehmenstätigkeit der COLELLA GROUP SRL-Gruppe“.

whistleblowing@spadaroma.com